Ihr Kreativtipp: Erfolgsfaktor Unternehmens-Kommunikation

Missverständnisse, Gerüchte oder gar Mobbing: Problemfelder, die viel zu oft den Arbeitsalltag bestimmen. Meist treten sie dann auf, wenn Mitarbeiter, Abteilungen oder Hierarchien sich nicht regelmäßig austauschen. Mit anderen Worten: keine oder nur sehr spärliche Kommunikation betreiben. Wie Sie die interne Unternehmens-Kommunikation optimieren und damit Zeit, Geld und Nerven sparen, verrät der Kreativtipp.

Laut einer globalen Studie des Marktforschungsinstituts SIS International Research sind Leistungsdefizite teuer: Durchschnittlich 3900 Euro pro Mitarbeiter und Jahr kommen zusammen, wenn Arbeitsabläufe verschleppt werden. Häufigste Ursache: 80 % der innerbetrieblichen Konflikte entstehen aus einer unzureichenden Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Und das geschieht immer dann, wenn Informationen unvollständig, missverständlich oder verspätet übermittelt werden.

Woran es liegt ...

Oft werden Mitarbeiter mit einer ganzen Flut von Informationen überschüttet. Ein Effekt, der dazu führt, dass sie den "Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen". Da fällt es schwer, wichtige Details herauszufiltern. Umgekehrt holen sie sich aber auch entscheidende Informationen viel zu spät oder sogar überhaupt nicht ein. Sie kommunizieren nicht miteinander und verlassen sich auf die tägliche Arbeitsroutine.

Dramatisch, wenn die Kommunikation zwischen den einzelnen Hierarchie-Ebenen ins Stocken gerät. Hier geht es oft um Entscheidungen, die nicht ewig verzögert werden können. Doch wie sollen sie getroffen werden, wenn noch wichtige Bewertungs-Grundlagen ausstehen oder nicht weitergegeben werden?

Nicht immer die beste Lösung: den Kommunikations-Stau per elektronischem Medium aufzulösen. E-Mail oder Intranet sind die Schnellstraßen und Datenautobahnen der Kommunikation, doch können sie das persönliche Gespräch nicht ersetzen. Missverständnisse, Rückfragen oder Feedback können im elektronischen Kontakt nicht so eindeutig gestellt und geklärt werden wie im persönlichen Dialog.

Was Sie tun können, damit wichtige Informationen nicht auf der Strecke bleiben
Die Frage: Wie erhält jeder Mitarbeiter die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort und in bedarfsgerechter Form?

1. Checklisten sorgen für Ordnung

Das "A und O" für die innerbetriebliche Kommunikation ist ein organisatorischer Rahmen, der allen Mitarbeitern Orientierung bietet. Wie geht man mit einer Kundenanfrage um, welche Daten werden benötigt und welche Abteilung braucht welche Informationen, um zügig das Kundeninteresse zu befriedigen? Legen Sie einzelne Handlungsschritte konkret fest. Klären Sie, welcher Mitarbeiter welche Informationen braucht und wie sie am besten übermittelt werden können. So werden alle gemeinsam handlungssicherer und überblicken Aufgaben besser.

2. Regelmäßige Meetings

Bringen Sie Vorgesetzte und Angestellte regelmäßig zusammen an einen Tisch. Dabei sollten immer auch die Kommunikationswege beleuchtet werden. Ob ein Start-up-Meeting zu Beginn der Woche oder eine resümierende Sitzung am Ende eines Projekts – analysieren Sie, welche Kommunikationsprozesse und Arbeitsabläufe verbessert werden können. Wo besteht Informationsbedarf? Welche Schnittstellen sind entscheidend und welche Vorgehensweisen müssen geregelt werden?

Indem Vorgesetzte zusammen mit ihren Angestellten Probleme diskutieren und ihr Handeln aufeinander abstimmen, gewinnt der Arbeitsprozess zunehmend an Effektivität. Als Vorgesetzter sollten Sie ein offenes Ohr für Ideen Ihrer Mitarbeiter haben und dafür sorgen, dass beschlossene Themen auch umgesetzt werden.

3. Probleme dürfen nicht verdrängt werden
Schlechte Nachrichten werden gern verschwiegen, beschönigt oder nicht hinterfragt. Angst vor unangenehmen Diskussionen und Auseinandersetzungen sind die Gründe für solches Verhalten. Doch gerade hier ist der Ansatzpunkt für entscheidende Verbesserungen in der internen Kommunikation. Sprechen Sie also Probleme offen an. Auch aus Fehlern kann das Unternehmen schließlich etwas lernen. Gerade konstruktive Kritik fördert neue Denkanstöße und objektiviert den Blickwinkel. Sie ist kein Hindernis, sondern fruchtbarer Kommunikationsboden.

4. Wie Sie in E-Mails richtig informieren 

Formulieren Sie entscheidende Nachrichten per E-Mail oder Intranet immer erst im Zusammenhang und dann erst im Detail. Das macht sie überschaubarer und verständlicher. So kann der Empfänger bereits nach den ersten drei Zeilen erkennen, ob die Information wichtig für ihn ist. Verpacken Sie Ihre Information dabei nicht in komplizierten, verschachtelten Sätzen. Fragen Sie sich immer: Braucht mein Gesprächspartner dieses Detail überhaupt? Schütten Sie ihn nicht mit zu vielen Einzelheiten zu und berücksichtigen Sie seinen Wissensstand.

Wie Sie E-Mails in der Geschäfts-Korrespondenz formulieren, lesen Sie im Textertipp. Hier geht es um E-Mails der internen Unternehmens-Kommunikation.


5. Vermeiden Sie "Gerüchteküchen"

Immerhin zwei Drittel der Mitarbeiter in deutschen Unternehmen erfahren wichtige Neuigkeiten nur aus der "Gerüchteküche" und nicht von Vorgesetzten. Oft werden firmeninterne Informationen bereits an die Öffentlichkeit gegeben, obwohl noch längst nicht alle Mitarbeiter darüber Bescheid wissen. Machen Sie Unternehmenszahlen oder Erscheinungsdaten von Produkten transparent, bevor sich unnötiges Misstrauen einschleicht.

Durch Meetings, firmeninterne Newsletter oder Zeitschriften können Sie eine "Gerüchteküche" vermeiden. Rechtzeitig und ausreichend aufbereitete Information geben den Mitarbeitern Sicherheit und beugen Missverständnissen vor.

6. "Der Ton macht die Musik" – wie Sie in persönlichen Gesprächen informieren
Neben den organisatorischen Regeln für eine gelungene Kommunikation darf die inhaltliche Ebene nicht vernachlässigt werden. Denn jede Kommunikation ist immer auch ein Dialog. Mit anderen Worten: ein Geben und Nehmen. Denn derjenige, der zuhört, gibt immer auch ein Feedback an den Sender zurück, verbal ebenso wie nonverbal.

Fragen Sie also nach, wenn Sie etwas nicht verstanden haben, und lassen Sie sich erklären, was das für Sie bedeutet. Achten Sie dabei auch auf einen angemessenen Tonfall. Ein Befehlston ist meist unangebracht und irritiert Ihren Gesprächspartner. Treten Sie ihm in aufrechter und selbstbewusster Haltung gegenüber. Mit verschränkten Armen und in einen Stuhl gelümmelt, nimmt Sie niemand ernst. Halten Sie während des Gesprächs Augenkontakt und sprechen Sie Ihr Gegenüber direkt an: "Ich schlage vor, Herr Maier, …" ist persönlicher als "Wir müssen dieses und jenes tun". Das fördert die zwischenmenschliche Sympathie und Solidarität.

Gehen Sie auf Ihren Mitarbeiter ein und schließen Sie aus seiner Körpersprache, was er von den Informationen hält. Runzelt er die Stirn, hat er womöglich etwas nicht verstanden, nickt er zustimmend mit dem Kopf, nimmt er das Gesagte zügig auf. Schließlich kann man nicht "nicht kommunizieren". Jede Art von Verhalten ist eine Mitteilungsform und damit auch Kommunikation.

Noch ein Wort zum Schluss
Funktioniert die interne Kommunikation, ziehen alle Mitarbeiter an einem Strang und in die gleiche Richtung. Ein positiver Nebeneffekt: Das Betriebsklima verbessert sich deutlich. Alle sind informiert und gleichzeitig motiviert.

Auch wer Ideen gemeinsam entwickelt, Probleme löst oder Prozesse weiterentwickelt, schafft Zusammenhalt. Das Gute daran: Ideen lassen sich ganz gezielt einleiten. Denn für jede Aufgabenstellung gibt es spezielle Techniken und Methoden, die uns auf der Suche nach richtig guten Einfällen unterstützen. Wie's geht und welche Techniken und Methoden das sind, erfahren Sie im Seminar Kreativitätstechniken. Das nächste Mal am 20. + 21. September in München.

Aus dem Seminar: Mit 6 Methoden auf Ideen-Fang

Zu den täglichen Herausforderungen zählen: „auf Abruf kreativ sein“, „auch unter Zeitdruck neue Ideen entwickeln“ und „alte Fahrwasser verlassen“. Denn: Der Ruf nach Innovation und neuen Ideen ist laut. Doch im Alltag, wo Hektik und Erwartungsdruck herrschen, braucht unser Gehirn gezielte Anstöße, um der Kreativität auf die Sprünge zu helfen. Im Seminar Kreativitätstechniken ist das möglich. 
Diese 6 Techniken helfen bei der Ideen-Jagd