E-Mails senden und empfangen gehört online zu den Top-Beschäftigungen. Laut ARD/ZDF-Onlinestudie 2016 ist das die zweithäufigste Online-Tätigkeit nach der Nutzung von Suchmaschinen.
Die E-Mail ist allgegenwärtig, nicht zuletzt wegen der Verbreitung von Tablets und Smartphones. Nicht nur die Endgeräte haben Folgen für den Text, auch die Lesegewohnheit und die Aufmerksamkeitsspanne. Wo viel einprasselt, schwindet die Aufmerksamkeit. Sie wird durch die Anzahl der eingehenden Nachrichten geteilt, bis die Achtsamkeit gegen Null tendiert. Denn nicht allem kann exklusive Konzentration geschenkt werden. Unser Gehirn schützt uns vor zu vielen Reizen und sortiert gnadenlos aus. Was auf den ersten Blick wirr oder unwichtig erscheint, dringt erst einmal nicht zu uns vor. Deshalb wichtig:
- Botschaften müssen auf Anhieb vermitteln, worum es geht.
- Der Leser muss schnell verstehen!
- Niemand stöbert gerne lange nach Textaussagen, niemand löst gerne ungewollte und nicht angeforderte Texträtsel auf.
Die gute Nachricht: der Senderentscheidet maßgeblich, ob eine E-Mailgelesen wird. Oder nicht. Weil die Art und Weise, wie etwas geschrieben wird, auch etwas mit Wertschätzung des Gegenüber zu tun hat: Eine Nachricht mit stark verkürzter Anrede („Hi“), unsortierten Gedanken, Rechtschreib-Fehlern, ungewöhnlicher Interpunktion? Hier macht sich der Verfasser keine Gedanken um den Lese-Komfort. Es ist ihm schlichtweg egal.
Entwerfen Sie keineZeitkiller. Je schneller auswertbar, desto dankbarer der Empfänger, weil Sie nicht mit ausschweifenden und nichtssagenden Formulierungen Zeit rauben. Dazu gehören:
Sortieren Sie Ihre Gedanken: Vor dem ersten Wort. Denn Texte (und auch E-Mails) brauchen ein Gerüst. Wer ziellos darauf losschreibt, kommt nicht zum Ziel. Leichter und schneller startet der Schreib-Prozess mit den Fragen vor der ersten Zeile:
- Was ist Ihr Thema? Ihr Anliegen? Worum geht es?
- Zentrale Aussage: Was sagen Sie?
- Wieso sagen Sie es?
- Ziel: Was soll der Empfänger machen? Wie reagieren?
Aus diesen Fragen entsteht im Nu ein Textkonzept. Es hilft, die E-Mail vorab in Kopf oder auf Papier zu strukturieren und mit System in den Schreibprozess zu starten.
Hier gilt: Deutlichkeit vor Kreativität. Niemand erwartet die Kreativ-Headline des Jahres. Hier herrscht Klarheit. Das Thema steht im Mittelpunkt. Und deshalb nennen wir die elementare Aussage oder das zentrale Anliegen im Betreff zuerst:
- Nicht erfolgreich: Ihre Anmeldung zum Cloud-Event
Dies geschieht aus zwei Gründen: Wir wollen schnellwissen, worum es geht. Und zweitens: E-Mail-Clients kürzen lange Betreffzeilen im Vorschaufenster ab. Kommt die Aussage erst am Schluss, weiß niemand, worum es geht: „Ihre Anmeldung zum Cloud-Event: nicht erfolgreich“.
Leiten Sie ein, schweifen Sie aber nicht ab. Nutzen Sie den Texteinstieg, um in ein bis maximal zwei kurzen Sätzen auf das Thema vorzubereiten. Eine Einleitung, die länger als die eigentliche Botschaft ist, verfehlt ihren Zweck. Deshalb gilt: Der Auftakt in den Text ist kurz und prägnant.
„Bezugnehmend auf Ihre Anmeldung zum Cloud-Event kam es zu technischen Schwierigkeiten, da die Antwortzeit des Servers die Zeit überstieg, um mit der Datenbank zu kommunizieren. Unsere IT hat diesen Prozess nun umgestellt …“
Besser:
„Da hat etwas nicht geklappt: Ihre Anmeldung zum Cloud-Event …“
Strukturieren Sie auch die Geschäfts-Korrespondenz mit Hilfe von Absätzen. Wenn Sie viel zu sagen haben, machen Sie das mit Aufzählungszeichen oder einer Nummerierung kenntlich. Heben Sie wesentliche Schlüsselbegriffe mit Hervorhebungen (Fettdruck) hervor. Achten Sie dabei darauf, keine Nonsens-Wörter zu markieren, sondern Begriffe mit Aussage. Machen Sie es richtig, legen Sie eine Spur für die schnelle Erfassbarkeit aus: Die Hervorhebungen aneinandergereiht ergeben auf den ersten Blick eine Sinnkette, die zeigt, worum es geht.
Trimmen Sie den Text auf durchschnittlich14 Wörter pro Satz. Nicht nur die Sätze, auch die Wörter sollten Sie kürzen: Denn sie bringen Tempo in den Text und transportieren die Aussage schneller als langsilbige Wortungetüme. Orientieren Sie sich an zwei, drei- oder viersilbigen Wörtern. Fünf Silben oder mehr sollten Sie meiden.
„Auf die Erwiderung meiner Nachricht freue ich mich“: Verbannen Sie Substantivierungen aus der E-Mail-Kommunikation. Schreiben Sie einfach, klar und direkt. Verstaubte Formulierungen haben hier nichts zu suchen. Machen Sie aus „kommen nicht umhin“ „leider“, aus „teilen folgenden Sachverhalt mit“ ein „darum geht’s“.
