Ihr Textertipp: E-Mails in der Geschäfts-Korrespondenz

Kurz mal getippt und schnell versendet: Manch E-Mail leidet unter chronischer Unachtsamkeit. Wenn schon der Sender seinem Werk wenig Aufmerksamkeit widmet, wieso sollte es beim Empfänger anders sein? Oder anders gesagt: Wie die E-Mail verfasst wird, so wird sie auch gelesen. Hier sind Gebote und Sünden für die geschäftliche E-Mail-Korrespondenz.

Das Wichtigste zu beruflichen E-Mails in Kürze:

  • Vor der E-Mail steht die Frage: Wieso (Anlass?) schreibe ich mit welchem Ziel?
  • Schon der Betreff zeigt, worum es geht.
  • Das Wesentliche steht in der E-Mail zuerst.
  • Machen Sie es dem Leser leicht: Strukturieren Sie mittels Absätze und kürzen Sie Sätze.
  • Der Stil ist nicht zu modern, sondern seriös-zurückhaltend.


E-Mails
: Online die Nr. 2

E-Mails senden und empfangen gehört online zu den Top-Beschäftigungen. Laut ARD/ZDF-Onlinestudie 2016 ist das die zweithäufigste Online-Tätigkeit nach der Nutzung von Suchmaschinen.

Die E-Mail ist allgegenwärtig, nicht zuletzt wegen der Verbreitung von Tablets und Smartphones. Nicht nur die Endgeräte haben Folgen für den Text, auch die Lesegewohnheit und die Aufmerksamkeitsspanne. Wo viel einprasselt, schwindet die Aufmerksamkeit. Sie wird durch die Anzahl der eingehenden Nachrichten geteilt, bis die Achtsamkeit gegen Null tendiert. Denn nicht allem kann exklusive Konzentration geschenkt werden. Unser Gehirn schützt uns vor zu vielen Reizen und sortiert gnadenlos aus. Was auf den ersten Blick wirr oder unwichtig erscheint, dringt erst einmal nicht zu uns vor. Deshalb wichtig

  • Botschaften müssen auf Anhieb vermitteln, worum es geht.
  • Der Leser muss schnell verstehen!
  • Niemand stöbert gerne lange nach Textaussagen, niemand löst gerne ungewollte und nicht angeforderte Texträtsel auf.


Die gute Nachricht: der Sender entscheidet maßgeblich, ob eine E-Mail gelesen wird. Oder nicht. Weil die Art und Weise, wie etwas geschrieben wird, auch etwas mit Wertschätzung des Gegenüber zu tun hat: Eine Nachricht mit stark verkürzter Anrede („Hi“), unsortierten Gedanken, Rechtschreib-Fehlern, ungewöhnlicher Interpunktion? Hier macht sich der Verfasser keine Gedanken um den Lese-Komfort. Es ist ihm schlichtweg egal. 

Entwerfen Sie keine Zeitkiller. Je schneller auswertbar, desto dankbarer der Empfänger, weil Sie nicht mit ausschweifenden und nichtssagenden Formulierungen Zeit rauben. Dazu gehören folgende Punkte:

1. Fragen vor der ersten Zeile

Sortieren Sie Ihre Gedanken: Vor dem ersten Wort. Denn Texte (und auch E-Mails) brauchen ein Gerüst. Wer ziellos darauf losschreibt, kommt nicht zum Ziel. Leichter und schneller startet der Schreib-Prozess mit den Fragen vor der ersten Zeile:

  • Was ist Ihr Thema? Ihr Anliegen? Worum geht es?
  • Zentrale Aussage: Was sagen Sie?
  • Wieso sagen Sie es?
  • Ziel: Was soll der Empfänger machen? Wie reagieren?

Aus diesen Fragen entsteht im Nu ein Textkonzept. Es hilft, die E-Mail vorab in Kopf oder auf Papier zu strukturieren und mit System in den Schreibprozess zu starten.

2. Eine Betreffzeile, die prägnant ist und das Thema trifft 

Hier gilt: Deutlichkeit vor Kreativität. Niemand erwartet die Kreativ-Headline des Jahres. Hier herrscht Klarheit. Das Thema steht im Mittelpunkt. Und deshalb nennen wir die elementare Aussage oder das zentrale Anliegen im Betreff zuerst:

  • Nicht erfolgreich: Ihre Anmeldung zum Cloud-Event

Dies geschieht aus zwei Gründen: Wir wollen schnell wissen, worum es geht. Und zweitens: E-Mail-Clients kürzen lange Betreffzeilen im Vorschaufenster ab. Kommt die Aussage erst am Schluss, weiß niemand, worum es geht: „Ihre Anmeldung zum Cloud-Event: nicht erfolgreich“.

3. Nennen Sie das Wesentliche zu Beginn

Leiten Sie ein, schweifen Sie aber nicht ab. Nutzen Sie den Texteinstieg, um in ein bis maximal zwei kurzen Sätzen auf das Thema vorzubereiten. Eine Einleitung, die länger als die eigentliche Botschaft ist, verfehlt ihren Zweck. Deshalb gilt: Der Auftakt in den Text ist kurz und prägnant.

„Bezugnehmend auf Ihre Anmeldung zum Cloud-Event kam es zu technischen Schwierigkeiten, da die Antwortzeit des Servers die Zeit überstieg, um mit der Datenbank zu kommunizieren. Unsere IT hat diesen Prozess nun umgestellt …“

Besser

„Da hat etwas nicht geklappt: Ihre Anmeldung zum Cloud-Event …“

4. Sorgen Sie für ein angenehmes Erscheinungsbild

Strukturieren Sie auch die Geschäfts-Korrespondenz mit Hilfe von Absätzen. Wenn Sie viel zu sagen haben, machen Sie das mit Aufzählungszeichen oder einer Nummerierung kenntlich. Heben Sie wesentliche Schlüsselbegriffe mit Hervorhebungen (Fettdruck) hervor. Achten Sie dabei darauf, keine Nonsens-Wörter zu markieren, sondern Begriffe mit Aussage. Machen Sie es richtig, legen Sie eine Spur für die schnelle Erfassbarkeit aus: Die Hervorhebungen aneinandergereiht ergeben auf den ersten Blick eine Sinnkette, die zeigt, worum es geht.

5. Beachten Sie die Empfehlungen aus der Verständlichkeits-Forschung
Trimmen Sie den Text auf durchschnittlich 14 Wörter pro Satz. Nicht nur die Sätze, auch die Wörter sollten Sie kürzen: Denn sie bringen Tempo in den Text und transportieren die Aussage schneller als langsilbige Wortungetüme. Orientieren Sie sich an zwei, drei- oder viersilbigen Wörtern. Fünf Silben oder mehr sollten Sie meiden.

6. Kein Amts-Stil

„Auf die Erwiderung meiner Nachricht freue ich mich“: Verbannen Sie Substantivierungen aus der E-Mail-Kommunikation. Schreiben Sie einfach, klar und direkt. Verstaubte Formulierungen haben hier nichts zu suchen. Machen Sie aus „kommen nicht umhin“ „leider“, aus „teilen folgenden Sachverhalt mit“ ein „darum geht’s“.

Das bitte nicht: Sünden bei der geschäftlichen E-Mail

  • Abkürzungen, Emoticons, Fachbegriffe, Mode- oder Jugendsprache
    Intern kann man sie noch dulden, spätestens wenn eine E-Mail das Unternehmen verlässt, sollten sie darauf verzichten: Unarten, die den Dialog und Lesefluss unterbrechen und das Schriftbild stören.
  • Ironie
    Verzichten Sie darauf! Sie ist schriftlich noch schwerer zu deuten, als mündlich.
  • Es mit Rechtschreibung und Interpunktion nicht so ernst nehmen
    Briefe, die nicht der Form entsprechen? Undenkbar! Wieso aber scheinen die Gesetzmäßigkeiten beim digitalen Ableger plötzlich außer Kraft? Online bedeutet keine Schonfrist für Rechtschreib-Regeln. Auch hier gelten sie.
  • Konflikte schriftlich austragen oder Nichtigkeiten versenden
    Greifen Sie besser zum Hörer oder suchen das direkte Gespräch unter vier Augen.

Kurzum – auf den Punkt gebracht

Fragen Sie sich vor dem Versand: Würden Sie diese E-Mail gerne lesen? Bewerten Sie nicht den Inhalt, sondern Stil und Format. Ist sie verständlich, deutlich und klar? Ist die E-Mail in Absätze gegliedert und zeigen Hervorhebungen eine Schnell-Leselinie? Nennt die Betreffzeile das Wesentliche zuerst? Dreimal ja? Absenden!

Noch mehr zum Thema Verständlichkeit und Text-Konzeption (online wie offline) lernen Sie im Texterseminar. Das nächste Mal am 06. + 07.09. 2017 in Frankfurt / Main.

Aus dem Seminar: 6 Methoden für Ihren Text

Texten ist kein Hexenwerk, sondern Handwerk. Und erlernbar. Jede(r) kann es. Auch wir haben uns gefragt: Wie ist Texter-Wissen vermittelbar? In 2 Tagen? Damit unabhängig der Vorkenntnis nach dem Texterseminar klare, präzise und verständliche Texte entstehen. Die Antwort: Eine Methodik, welche die typischen Anforderungen an Texter beachtet. In einem modularen Baukasten-System.
Hier sind die 6 Methoden der Textakademie

 

Hinweis in eigener Sache

Der Textertipp richtet sich an Texter und Texterinnen gleichermaßen. Und an solche, die es werden wollen. Keinesfalls möchten wir mit der Vereinfachung Personen ausschließen; schon gar nicht schreibbegeisterte Texterinnen. Deshalb unser Hinweis: Der Textertipp richtet sich an Personen allerlei Geschlechts.