Die Unterschrift in Briefen

Kaum zu glauben: Wenn es um die Unterschrift geht, gibt es noch immer viele Unklarheiten. Da herrscht Uneinigkeit über die Frage, ob unterschreiben oder nicht und wenn doch: In welcher Farbe, Größe, Art und Weise muss ein Brief signiert werden? Der Anlass ist wieder aktuell: Ein Unternehmen schreibt an seine besten Kunden, und die Frage steht im Raum, ob nicht ganz auf die Signatur verzichtet werden könne. Denn die EDV-Abteilung favorisiert die Floskel "Dieser Brief wurde maschinell erstellt und trägt deshalb keine Unterschrift". Was gilt?

Ein Brief ist ein Gespräch auf lange Distanz

 

Ein Gespräch beginnt mit der persönlichen Begrüßung und endet mit der Verabschiedung. Genau so ist es im Brief. Briefe zeigen im Adressfeld, wer gemeint ist, sie verraten über Absender und Logo, wer da schreibt, sie begrüßen im Einstieg, verabschieden mit dem letzten Absatz und sorgen durch die Unterschrift für den persönlichen Touch. Ein Mensch signiert mit seinem guten Namen. Brief und Unterschrift gehören zusammen wie Topf und Deckel.

 

Fehlt die Unterschrift, wirkt der Brief unpersönlich, erscheint nicht mehr als Gespräch, verliert das offensichtliche Signal "Ich bin eine persönliche Botschaft" - und verliert Menschlichkeit, Höflichkeit und vor allem Werbewirkung.

 

Die Geschichte der Unterschrift

 

Das Prinzip der Unterschrift ist seit Jahrtausenden gleich. Schon damals wollte der Verfasser eines Schriftstücks in besonderen Fällen den Leser von seiner Authentizität überzeugen. Man drückte dem Stück Pergament "seinen Stempel auf" und verlieh ihm durch dieses Kennzeichen Stellvertreter-Qualität: "Ich habe gesprochen!"

 

Daran hat sich bis heute nichts geändert. Nur die Mittel haben sich gewandelt. Die frühen Stempel oder Siegel wurden meist aus Ton gebrannt oder aus Knochen geschnitzt. Die Römer verzierten ihre Stempel und Siegel mit kostbaren Materialien, die über den Status des Besitzers Auskunft gaben. Im Mittelalter verliehen Könige oder Kaiser Verträgen damit Gültigkeit.

 

Das einfache Volk hatte in der Regel mit Siegeln und Stempeln nichts zu tun. Das änderte sich ab dem Zeitalter der Renaissance schlagartig. Mit dem Aufschwung des kulturellen Lebens drückten Menschen wieder mit Stempel oder Siegelring ihren Schriftstücken ihre "Persönlichkeit" auf. Nicht nur Herrscher, sondern auch Kaufleute bestätigten zunächst symbolisch "mit ihrem guten Namen". Der symbolische Charakter änderte sich im Lauf der Jahre in eine zeichentragende Signatur. Mit dem lesenden und schreibenden Bürger hält die Schrift Einzug ins tägliche Leben. Fortan wird nicht mehr mit Stempel oder Siegel unterzeichnet, sondern mit der persönlichen Unterschrift. Mit dem 18. Jahrhundert beginnt der Siegeszug des Privatbriefes. Das Inkrafttreten des Bürgerlichen Gesetzbuches zum 1. Januar 1900 verleiht der persönlichen Unterschrift eine besondere Bedeutung. Ab sofort ist ein persönlich unterschriebenes Dokument eine Urkunde. Auch heute noch gilt: Eine Unterschrift gehört unter jeden Brief. Ausnahmen sind E-Mails und Faxe direkt aus dem PC.

 

Einige Grundregeln

 

Wir haben also seit der frühen Goethezeit gelernt, wie ein Privatbrief auszusehen hat. Begegnet uns dieses gelernte Erscheinungsbild, erkennen wir ein Schriftstück als Brief und assoziieren damit "persönliche Botschaft". Fehlt die Unterschrift, geht der persönliche Charakter Ihres Briefes auf den ersten Blick weitgehend verloren. Doch gerade im Verkauf oder bei der Kundenbetreuung per Post wollen wir Bindung und Nähe aufbauen. Deshalb lesen Sie hier noch einige Regeln für die richtige Unterschrift im Brief:

 

- Die gedruckte Wiederholung des Namens unter der Unterschrift ist bei geschäftlichen Schreiben immer zu empfehlen, da viele Unterschriften unleserlich sind. In vielen Unternehmen und Behörden ist die Namenswiederholung sogar vorgeschrieben. Schreiben Sie den Vornamen ruhig dazu. Vorteil: Häufige Namen wie "Müller" oder "Maier" können dadurch besser unterschieden werden. Zudem weiß der Antwortende auch, ob er an "Herrn" oder "Frau" schreiben soll.

 

- Vermeiden Sie bei der Unterschrift große Schnörkel. Besonders solche, die nicht lesbar sind. Denn das weckt Misstrauen beim Empfänger oder sorgt für unfreiwillige Komik. Nicht jeden Leser imponiert eine ausgeschmückte Unterschrift. Eine lesbare und prägnante Unterschrift macht meistens den besseren Eindruck.

 

- Ihre Unterschrift muss lesbar sein. Widmen Sie Ihrem Leser nur einen "Krakelstrich" provozieren Sie ständig die Frage "Was bedeutet dieses Zeichen"? Das Gehirn Ihres Lesers sollte jedoch Unterschrift und den gedruckten Vor- und Nachnamen darunter mühelos und ohne Irritationen zur Deckung bringen. Eine leserliche Unterschrift ist also ein kleines Stück "Dienst am Kunden".

 

- Der von Hand per Füllfederhalter unterschriebene Privatbrief ist noch immer das Leitbild auch für werbliche Briefe. Die persönliche Unterschrift in Blau signalisiert hohe Wertigkeit und Bedeutung des Briefinhalts. Und sie setzt sich durch ihre Farbe klar vom gedruckten Inhalt ab. Wenn Sie also persönlich an Ihre 10 Top-Kunden schreiben, verzichten Sie auf das Eindrucken Ihrer gescannten Unterschrift und unterzeichnen Sie selbst.

 

- Berufs- oder Positionsbezeichnungen machen im Werbe- oder Kundenbrief nur Sinn, wenn der Empfänger sie versteht oder davon profitiert. "Leiter Kundenservice" ist klar. "Supervising Key-Account-Manager" setzt voraus, dass ich als Leser mit dieser Bezeichnung etwas anfangen kann "IMA/Consumer" ist ein unternehmensinternes Kürzel, das für Leser wahrscheinlich unklar ist.

 

"Dieser Brief wurde maschinell erstellt ...

 

... und trägt deshalb keine Unterschrift" gehört also zu den Floskeln, die Sie im Interesse einer guten Kundenkommunikation niemals einsetzen sollten. Denn persönliche Briefe brauchen eine persönliche Unterschrift!

 

Ich wünsche Ihnen wie immer an dieser Stelle viel Erfolg bei der Umsetzung, viele neue Ideen und viel Freude beim Texten.

 

Ihr

( ... der sich heute mit seiner Unterschrift besondere Mühe gegeben hat!)