Hilfreiches und Nützliches zu Microsoft Word

Wer Profi ist, arbeitet täglich mit bestimmten Werkzeugen. Diese muss er perfekt beherrschen – jeder Handgriff muss sitzen. Eines der Hauptwerkzeuge jedes Texters ist das PC-Programm Word. Klar, jeder weiß, wie man die Schriftart und -größe ändert, den Text zentriert oder kursiv stellt. Doch Hand aufs Herz – wie gut kennen Sie sich wirklich mit Word aus? Dieser Textertipp zeigt Ihnen einige Word-Werkzeuge, die jeder Texter in seinem Kasten haben sollte.

9 Word-Hilfen für Profi-Texter

Die meisten Nutzer lernen das Textprogramm Word mehr oder weniger in Eigenregie kennen. Die Oberfläche ist übersichtlich gestaltet und leicht zu erschließen. Allerdings kratzen viele Nutzer nur an der Programm-Oberfläche, weil sie viele praktische Funktionen gar nicht kennen oder kaum nutzen. Selbst wer einen Computer-Kurs für Word absolviert, lernt oft nur die Standard-Tools kennen. Dabei hat dieses Programm gerade für professionelle Texter noch einiges mehr zu bieten. Die folgenden Tipps zeigen Ihnen große Hilfen und kleine Kniffe, die Ihnen im Texteralltag Arbeit abnehmen oder erleichtern.

1. Automatisches "Textkürzen"

Wenn Ihr Text ein kleines bisschen zu lang für eine Seite ist, können Sie dies mit einem Klick korrigieren. Gehen Sie dazu in die Seitenansicht und klicken Sie auf den Button "Größe anpassen" in der oberen Arbeitsleiste. Das Programm verändert die Schriftgröße des Textes nun so, dass dieser komplett auf eine Seite passt. Dieser Trick ist jedoch nur dann gut, wenn Ihr Text minimal zu lang ist und Sie ihn wirklich nirgends kürzen können oder wollen. Im Zweifelsfall ist es besser, den Text selber "von Hand" zu kürzen.

2. Schreibfluss mal anders – Schriftgröße fließend ändern

Auf der Suche nach der passenden Schriftgröße ist es umständlich, ständig im kleinen Auswahlfenster die verschiedenen Möglichkeiten durchzuprobieren. Einfacher und schneller geht es mit folgender Tastenkombination. Bei gedrückter Strg-Taste (bei englischen Tastaturen Ctrl) können Sie mit den "Klammertasten" (8 und 9) praktisch fließend die Schriftgröße ändern. So finden Sie in Sekundenschnelle die passende Größe.

3. Korrektur-Tool: "Änderungen nachverfolgen"

Insbesondere in Redaktionen wird der eigene Text oft von Kollegen gegengelesen. Doch nicht immer bleibt Zeit, die fraglichen Punkte in einem Kollegengespräch durchzusprechen. Hier kommt Word ins Spiel: Unter der Option "Änderungen nachverfolgen" (unter Extras oder mit Strg+Shift+E) finden Sie einen Korrektur-Modus. In diesem werden alle Ergänzungen und Veränderungen im Text rot markiert. Außerdem können Sie kleine Kommentare einfügen. So können Sie Texte umfangreich, schnell und klar leserlich korrigieren.

4. Machen Sie Unsichtbares sichtbar!

Manchmal steckt der Teufel im Detail: Bei Layout-Fragen kann es entscheidend sein, ob irgendwo ein Leerzeichen zu viel ist oder wie die Absätze gesetzt wurden. Mit einem Klick auf das '¶' in der oberen Symbolleiste werden alle nichtdruckbaren Zeichen angezeigt. So erhalten Sie einen genauen Überblick über alle Leerschritte, Tab-Stopps, Absätze usw.

5. Zum Nachschlagen: Das "Word-erbuch"

Manchmal fehlen selbst dem routiniertesten Texter die passenden Worte. Auf der Suche nach einem treffenden Synonym kann das bei Word integrierte Wörterbuch weiterhelfen: der Thesaurus. Klicken Sie bei gedrückter Alt-Taste auf das "Problem-Wort" und Sie erhalten rechts im Bildschirm alternative Vorschläge: Synonyme, Antonyme und mehr. Als kleine Zugabe gibt es eine Übersetzungs-Funktion für Englisch, Französisch und Italienisch. Diese Funktion kann auch über den "Recherche-Button" in der Symbolleiste aufgerufen werden.

6. Back to Basic

Manchmal wird an Texten viel herumformatiert – und am Ende wird dann doch wieder alles verworfen. Die Rückformatierung geht schnell: Mit der Tasten-Kombination Strg + Leertaste wird der markierte Text sofort wieder in die Standard-Formatierung zurückgesetzt.

7. Inhalte kopieren – aber mit Format!

Gerade bei der Online-Recherche für einen Text bietet es sich an, die guten Treffer in einem Word-Dokument zu sammeln. Dabei ist es leider etwas ärgerlich, dass Word die Formatierung der Quelle übernimmt. Das Ergebnis ist ein bunter Format-Salat, der sehr unübersichtlich ist. Die Lösung ist ein kleiner Button. Wenn Sie kopierte Inhalte einfügen, erscheint beim Text-Cursor ein kleines Aufklappmenü. Dort können Sie entscheiden: nur "Text übernehmen", "an Ziel-Formatierung anpassen" oder doch die "ursprüngliche Formatierung beibehalten"?

8. Drum prüfe, was sich ewig bindet …

Manche Worte sind wie ein altes Ehepaar: Sie gehören einfach zusammen – ja, ergeben nur gemeinsam einen Sinn. Zum Beispiel Wortgruppen wie Firmennamen oder auch Zahlen und das, was sie bezeichnen (z. B. 100 Wörter, 7 Raben, 10 Euro). Damit diese Zeichen immer eine Einheit bilden und nicht durch Zeilenumbrüche voneinander getrennt werden, gibt es einen speziellen Leerschritt. Dieser sorgt dafür, dass die Wort-Gruppe praktisch wie ein Wort behandelt wird. Mit der Kombination Strg + Shift + Leertaste setzen Sie solch ein geschütztes Leerzeichen. Für Wort-Konstruktionen à la "Franz-von-Gestern-Schule" gibt es eine ähnlich Funktion: den geschützten Bindestrich (Strg + Shift + Minuszeichen).

9. Für die Exoten: Einbettung von Schriftarten

Wenn Sie exotische Schriftarten verwenden, kann es bei der Weitergabe des Dokuments zu Problemen beim Empfänger kommen – im schlimmsten Fall kann dessen PC die Schriften nicht darstellen. Wenn Sie solche Schriftstücke verschicken, sollten Sie die verwendeten (TrueType-)Schriften in das Dokument einbinden. So werden Darstellungs-Probleme vermieden. Wählen Sie beim Speichern unter "Extras" die "Speicheroptionen" an. Dann aktivieren Sie per Klick den Kasten "TrueType-Schriftarten einbetten". Anschließend speichern und fertig. Zusätzlich können Sie noch die Option "Nur verwendete Zeichen einbetten" auswählen – das spart noch etwas Speicherplatz.

Never change a winning team?

Neben den hier vorgestellten hält Word noch viele weitere Funktionen für Sie bereit. Doch es ist auch immer die Frage, ob sie für Sie nützlich sind. Es bleibt natürlich Ihnen überlassen, ob und welche Funktionen Sie für sich nutzen. Oft schadet es, eingespielte, routinierte Abläufe mit Gewalt zu ändern. Dennoch: Probieren Sie die Funktionen einfach mal aus. Sehen Sie es als Anregung. Der ein oder andere Kniff wird Ihnen gewiss den Arbeitsalltag erleichtern.

Ein Wort zum Schluss ...

Wie Sie Ihre Texte von Roh- zu Reintexten redigieren und Ihre Argumentation auf den Punkt bringen, erfahren Sie in meinen Seminaren und Büchern. Ich wünsche Ihnen für heute wieder viel Erfolg bei der Umsetzung, viele neue Ideen und viel Freude beim Schreiben!