Ihr Textertipp: Die Einleitung als „Warm-Up“ für Ihren Text

Wer viel mit Kunden (schriftlich) kommuniziert, stellt schnell fest: Irgendwann häufen sich die eigenen Schreibgewohnheiten. Man ertappt sich selbst dabei, oft dasselbe zu schreiben. Und dann steht immer der gleiche einleitende Satz, der Bezug nimmt: „Vielen Dank für das Telefonat, die E-Mail, das Gespräch, das Angebot“. Aber wie variieren? Der Textertipp hilft.

Wenn mal schnell etwas geschrieben wird oder werden soll, greifen wir aus Zeitnot oft auf bewährte Schreibroutinen zurück. Denn da hat sich ja zum Glück im Laufe der Zeit ein gut gefüllter Setzkasten an Formulierungen in unserem Gedächtnis abgespeichert. Das beschleunigt, macht uns aber auf Dauer nicht froh und ödet uns und den Kunden an. Doch: Die Ermahnung an uns selbst oder den Text verhallt zu oft – und schon liest sich alles wieder irgendwie gleich. Und beim nächsten Mal? Keine Besserung in Sicht – alles wie gehabt.

Grundsätzlich: Vorangestellte Sätze leiten ein, bereiten auf das Folgende vor oder führen auf den eigentlichen Kern der Botschaft hin. Man braucht sie, um den Leser nicht vor den Kopf zu stoßen oder mit der Tür ins Haus zu fallen. Außerdem stellen sie Rückbezüge her, bzw. kategorisieren die Nachricht oder den Text.

Kurz: Einleitende Sätze bereiten auf die eigentliche Aussage bzw. Botschaft vor.

Hier sind Schreibtipps für den „Warm-Upper“ in der Individual-Kommunikation

1. Sätze umstellen

Nehmen Sie die eigentliche Standardeinleitung (die Sie schon viele Male geschrieben haben): Stellen Sie die Sätze um, formulieren Sie anders, überlegen Sie, ob Sie mit Emotionswörtern wie „gerne“, „freuen“ oder „danke“ arbeiten können. Aus „vielen Dank für unser Gespräch“ wird in der Einleitung „unser Gespräch hat mich sehr gefreut“.

2. Mit Synonymen

Immer dann, wenn sich viele gleiche Wörter im Text aneinanderreihen, ersetzen wir sie. Und sagen es mit anderen Worten. Überlegen Sie: Wie lässt sich das Wort „Gespräch“ ersetzen? Passt vielleicht auch „Austausch“, „Telefonat“, „Meeting“? Kann man den Anlass auch in andere Worte fassen?

3. Per schneller Zusammenfassung

Nicht immer müssen zu Beginn die sonst üblichen Floskeln stehen. Auch die Einleitung kann genutzt werden, die Ergebnisse aus Vorgesprächen kurz zusammenzufassen: „In unserem Gespräch haben Sie mehr Informationen über den Ablauf angefordert. Hier sind sie:“ Achtung: Die Einleitung darf nicht zu ausschweifend, formell oder protokollarisch erscheinen.

4. Mal anders und nicht immer nach „Schema F“

Und wenn’s ganz anders klingen soll, dann verzichten Sie auf Vorgeplänkel wie „vielen Dank für …“. Starten Sie sinngemäß, aber anders: „Heute erhalten Sie alle Details zum …“

Oder mit Tatsachen und dem bekundeten Interesse: „Sie interessieren sich für … Alles, was Sie wissen müssen und ein Angebot finden Sie im Anhang“. Sehen Sie die Betreffzeile in E-Mails als Bestandteil des Textes. Was dort steht, muss nicht unbedingt noch einmal in der Einleitung wiederholt werden.

Das geht zu schnell …

„432,22 Euro sind aus Ihrer KFZ-Versicherung noch zu begleichen“ oder „Bezahlen Sie bis zum 28.02. den offenen Betrag von 101,23 Euro aus der letzten Rechnung.“ Rumms – das sitzt. Erster Satz, erster Knaller. Wer so schreibt, gibt dem Leser (auch bei offenen Rechnungen) mächtig Breitseite. Zum Verständnis: Natürlich muss die Botschaft irgendwann kommen – und darauf hingewiesen werden, was Sache ist. Die Einleitung sorgt aber dafür, dass der Leser besser in den Text „hineinkommt“. Vorangestellte Sätze leiten ein, stellen den Text in Bezug und sind freundlicher Einstieg zugleich.

Ganz gut gehen die meisten Mahntexte damit um. Sie beginnen oft mit „In der Hektik des Alltags kann schon mal was liegen bleiben …“. Erst dann folgen Betrag, Aufforderung und Zahlungsfrist. Sprich: Auch bei heiklen, sensiblen oder unangenehmen Themen bringt der „Warm-Upper“ Leichtigkeit hinein.

Bekannt aus Presse, TV und Hörfunk

Übrigens kennen wir das nicht nur aus der beruflichen Korrespondenz. Der Journalismus ist voll damit. Wieso? Weil mit einer knappen Voranstellung unglaublich erscheinende Meldungen plötzlich glaubhaft wirken oder Bezug zu Personen o. ä. hergestellt wird. Da es hier besonders schnell gehen muss und der Platz begrenzt ist, ist es selten ein Satz, sondern mehrere, kurze Schlagwörter. Die Aufgabe übernimmt im Printjorunalismus die „Dachzeile“, die der eigentlichen Headline vorangestellt ist. Auch sie schafft (stark verkürzt) eine Hinleitung zum eigentlichen Thema. Beispiele?

Papst Benedikt XVI.


RÜCKTRITT

Klingt unglaublich, ist aber wahr: Bayern München doch nicht Deutscher Meister.

Wenn die Einleitung fehlt, bekommt die Nachricht seltsamen Charakter, ist nicht mehr dem Ereignis zuzuordnen, wirkt streckenweise unglaubwürdig oder völlig aus dem Zusammenhang gerissen.

Kurzum – auf den Punkt gebracht

Leiten Sie ein, langweilen Sie aber nicht. Niemand liest Textschnörkel gerne, die es gar nicht braucht. Für die Einleitung in der Geschäftskorrespondenz reichen schon 1-2 kurze Sätze, ehe Sie aufs Thema kommen. Grundsätzlich gilt: Kurz, wenn Kürze ausreicht. Eine schnelle Nachfrage, ob ein Angebot noch gültig ist, muss nicht mit langen Einleitungen angeteasert werden. Falsch auch, wenn die Einleitung länger ist als die eigentliche Botschaft. Verzichten Sie auf umständliche Formulierungen, die der Amtssprache entstammen: „Bezugnehmend auf …“ klingt hölzern und hat in der modernen Kommunikation nichts zu suchen.