✓ Passender Ton: freundlich und wertschätzend.
✓Keine Wertung. Formulieren Sie Absagen auf eine Bewerbung rechtskonform.
✓ Formulieren Sie aktiv. Kein Passiv. Keine Amtssprache.
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Wie Sie freundlich Nein sagen
Unangenehme Nachrichten überbringt niemand gerne. Eine Bewerbungs-Absage formulieren kostet Überwindung, Kraft und ist undankbar – muss aber doch getan werden. Immerhin: Die Zeiten, in denen schlechte Nachrichten den Kopf kosteten, sind längst vorbei. Wie Sie bei einer Bewerbungs-Absage freundlich, aber bestimmt Nein sagen, weiß Ihr Textertipp.
Ihr Inhalt des Textertipps: Bewerbungs-Absage formulieren
Betreff
Weil sich Stellensuchende auch in anderen Unternehmen bewerben, dient die Betreffzeile der Zuordnung. Mindestens schreiben Sie dort also "Ihre Bewerbung".
Zum Ordnungskriterium wird sie, wenn dort der Firmenname auftaucht:
"Ihre Bewerbung bei der inno GmbH".
Nehmen Sie die ausgeschriebene Stelle mit auf, wird daraus:
"Ihre Bewerbung bei der inno GmbH als App-Entwickler".
Achten Sie auf die geschlechtsübergreifende Zugabe:
"Ihre Bewerbung bei der inno GmbH (m/w/d)".
Eine andere Möglichkeit: Sie nennen bereits in der Betreffzeile einen Teil des Inhalts.
"Absage auf Ihre Bewerbung bei der inno GmbH".
Ja, das ist direkt. So wissen Bewerbende jedoch, was Sache ist. Dieser Betreff ist klar und lockt keine falschen Erwartungen. Die Enttäuschung auf eine Absage stellt sich sowieso ein: besser früher als später.
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Einleitung / der erste Absatz
Steigen Sie freundlich und wertschätzend in das Gespräch ein. Selbst wenn der Betreff deutlich gewählt wurde und die Botschaft vorwegnimmt, haben Sie hier Gelegenheit, wohlwollend zu formulieren. Denn wer schroff und knapp korrespondiert, verstärkt die negative Botschaft gewaltig.
Es beginnt mit der Anrede. Hier bleiben Sie distanziert und reden mit „Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr an“. Wer genderneutral ansprechen möchte, verzichtet auf das Geschlecht und nimmt Vor- und Nachnamen auf. Beides sollte aus der Bewerbung hervorgehen. Schreiben Sie dann: „Guten Tag Max Mustermann“.
Mittelteil / der zweite Absatz
Wenn Sie mit einem allgemeinen Betreff arbeiten, steckt im zweiten Absatz die Aussage. Erklären Sie die Ablehnung, so weit es möglich ist. Eine Begründung wirkt nachvollziehbarer als eine standardisierte Absage, muss aber rechtskonform formuliert werden. Das Allgemeine Gleichstellungsgesetz (AGG) untersagt diskriminierende Wertungen. Niemand darf benachteiligt werden aufgrund von:
- Rasse oder ethnischer Herkunft,
- Religion,
- Weltanschauung,
- Geschlecht,
- Alter,
- Behinderung oder
- sexueller Identität.
Eine Absage à la „Sie passen nicht in die Altersstruktur der Abteilung“ kann negative Konsequenzen für das Unternehmen haben.
Seien Sie sich auch der Worte bewusst: „Wir haben uns für einen besseren Bewerber entschieden“ nimmt nicht nur eine Wertung vor, sondern ist auch eine schallende Ohrfeige. Deshalb wird der ausschlaggebende Grund meist unverbindlich formuliert: Damit niemand das Gesicht verliert.
Schluss
Wie kommen Sie raus? Mit aufmunternden Worten. Sie beenden in zwei, drei Sätzen und wünschen für den weiteren Weg viel Erfolg.
Muster: Bewerbungs-Absage formulieren
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Wann Absagen versenden?
Freitagnachmittag? Montagmorgen? Eher in den Abend- als in den Morgenstunden? Den idealen Zeitpunkt für unangenehme Nachrichten gibt es nicht. Eine Absage am Freitag könnte das Wochenende vermiesen, ein Nein zum Wochenstart den Wochenbeginn. Oder die gesamte Woche.
Reagieren Sie allerdings zeitnah. Spätestens zwei Wochen nach Eingang sollten Bewerbende wieder etwas von Ihnen hören. Mindestens mit einem Zwischenbescheid.
Es geht um mehr als nur um eine Absage
Das Wie ist wichtiger als das Was. Die Enttäuschung macht auch der beste Texte nicht zunichte. Ein empathischer, freundlicher und wertschätzender Ton federt ab und macht das Geschriebene persönlicher.
Weil es im Bewerbungsprozess auch um das Unternehmen geht, zählt die Außendarstellung. Über Bewerbungsprozesse wird auf Portalen und im Freundeskreis berichtet. Wer hier als Firma mit einem strukturierten Prozess überzeugt, wird nicht an den Pranger gestellt.
Checkliste Bewerbungs-Absage formulieren
✔ Formalität, aber keine Banalität: Reden Sie mit richtigem Namen an.
✔ Keine Wertung.
✔ Formulieren Sie AGG-konform und lassen Sie das Schreiben von der Rechtsabteilung prüfen.
✔ Schreiben Sie verständlich, verzichten Sie auf Floskeln.
✔ Kein Amtsdeutsch.
✔ Takten Sie den Prozess ein: Wann kommt die Eingangsbestätigung, wann der Zwischenbescheid, wann die Absage?
Auf den Punkt gebracht
Generell gilt: Formulieren Sie höflich und wertschätzend, keinesfalls im Amtsstil oder von oben herab. Versetzen Sie sich in die Rolle der Bewerbenden hinein: Wie wirken die Zeilen bei einem Perspektivwechsel? Mehr zu verständlichen und empathischen Texten erfahren Sie im Texterseminar.
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Aus dem Texterseminar: 6 Methoden für Ihren Text
Texten ist kein Hexenwerk, sondern Handwerk. Und erlernbar. Jede(r) kann es. Auch wir haben uns gefragt: Wie ist Texter-Wissen vermittelbar? In 2 Tagen? Damit unabhängig von der Vorkenntnis nach dem Texterseminar klare, präzise und verständliche Texte entstehen. Die Antwort: Eine Methodik, welche die typischen Anforderungen an Texter beachtet. In einem praktischen Baukasten-System.
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