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  • Keine Wertung. Formulieren Sie Absagen auf eine Bewerbung rechtskonform.
  • Formulieren Sie aktiv. Kein Passiv. Keine Amtssprache.
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Wie Sie freundlich Nein sagen

Unangenehme Nachrichten überbringt niemand gerne. Eine Bewerbungs-Absage formulieren kostet Überwindung, Kraft und ist undankbar – muss aber doch getan werden. Immerhin: Die Zeiten, in denen schlechte Nachrichten den Kopf kosteten, sind längst vorbei. Wie Sie bei einer Bewerbungs-Absage freundlich, aber bestimmt Nein sagen, weiß Ihr Textertipp.

Betreff

Weil sich Stellensuchende auch in anderen Unternehmen bewerben, dient die Betreffzeile der Zuordnung. Mindestens schreiben Sie dort also "Ihre Bewerbung".

Zum Ordnungskriterium wird sie, wenn dort der Firmenname auftaucht:

"Ihre Bewerbung bei der inno GmbH".


Nehmen Sie die ausgeschriebene Stelle mit auf, wird daraus:

"Ihre Bewerbung bei der inno GmbH als App-Entwickler".


Achten Sie auf die geschlechtsübergreifende Zugabe:

"Ihre Bewerbung bei der inno GmbH (m/w/d)".


Eine andere Möglichkeit: Sie nennen bereits in der Betreffzeile einen Teil des Inhalts.

"Absage auf Ihre Bewerbung bei der inno GmbH".


Ja, das ist direkt. So wissen Bewerbende jedoch, was Sache ist. Dieser Betreff ist klar und lockt keine falschen Erwartungen. Die Enttäuschung auf eine Absage stellt sich sowieso ein: besser früher als später.

Einleitung / der erste Absatz

Steigen Sie freundlich und wertschätzend in das Gespräch ein. Selbst wenn der Betreff deutlich gewählt wurde und die Botschaft vorwegnimmt, haben Sie hier Gelegenheit, wohlwollend zu formulieren. Denn wer schroff und knapp korrespondiert, verstärkt die negative Botschaft gewaltig.

Es beginnt mit der Anrede. Hier bleiben Sie distanziert und reden mit „Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr an“. Wer genderneutral ansprechen möchte, verzichtet auf das Geschlecht und nimmt Vor- und Nachnamen auf. Beides sollte aus der Bewerbung hervorgehen. Schreiben Sie dann: „Guten Tag Max Mustermann“.

Mittelteil / der zweite Absatz

Wenn Sie mit einem allgemeinen Betreff arbeiten, steckt im zweiten Absatz die Aussage. Erklären Sie die Ablehnung, so weit es möglich ist. Eine Begründung wirkt nachvollziehbarer als eine standardisierte Absage, muss aber rechtskonform formuliert werden. Das Allgemeine Gleichstellungsgesetz (AGG) untersagt diskriminierende Wertungen. Niemand darf benachteiligt werden aufgrund von:

  • Rasse oder ethnischer Herkunft,
  • Religion,
  • Weltanschauung,
  • Geschlecht,
  • Alter,
  • Behinderung oder
  • sexueller Identität.

Eine Absage à la „Sie passen nicht in die Altersstruktur der Abteilung“ kann negative Konsequenzen für das Unternehmen haben.

Seien Sie sich auch der Worte bewusst: „Wir haben uns für einen besseren Bewerber entschieden“ nimmt nicht nur eine Wertung vor, sondern ist auch eine schallende Ohrfeige. Deshalb wird der ausschlaggebende Grund meist unverbindlich formuliert: Damit niemand das Gesicht verliert.

Schluss

Wie kommen Sie raus? Mit aufmunternden Worten. Sie beenden in zwei, drei Sätzen und wünschen für den weiteren Weg viel Erfolg.

Muster: Bewerbungs-Absage formulieren

+

Formal

Ihre Bewerbung bei der inno GmbH

Sehr geehrte Frau Musterdame,

für Ihr Interesse an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen danken wir sehr. Wir schätzen Ihren Aufwand, den Sie in Ihre Bewerbung investiert haben. Das entgegengebrachte Vertrauen rechnen wir Ihnen hoch an.

Leider müssen wir nach eingehender und intensiver Prüfung Ihrer Unterlagen absagen. Wir haben uns für eine andere Bewerbung entschieden. Ausdrücklich spricht das nicht gegen Sie als Person.

Bitte lassen Sie sich davon nicht entmutigen oder von Ihrem Weg abbringen. Für die Zukunft wünschen wir Ihnen viel Erfolg und drücken die Daumen, dass es an anderer Stelle klappt.

+

Direkt

Absage auf Ihre Bewerbung bei der inno GmbH

Guten Tag Max Muster, 

es gibt Nachrichten, die gehen leichter und schneller von der Hand. Eine Absage bringt keine Freude: Ihnen nicht, uns nicht. Und dennoch müssen wir Ihnen heute leider sagen, dass es mit der Stelle nichts wird.

Gerne hätten wir Ihnen etwas anderes gesagt. Wirklich. Diesmal ist leider nicht mehr drin, weil wir uns für eine andere Person entschieden haben. Vielleicht haben Sie noch anderswo ein "heißes Eisen" im Feuer? 

Wir drücken Ihnen die Daumen, dass es in einem anderen Unternehmen klappt.

Wann Absagen versenden?

Freitagnachmittag? Montagmorgen? Eher in den Abend- als in den Morgenstunden? Den idealen Zeitpunkt für unangenehme Nachrichten gibt es nicht. Eine Absage am Freitag könnte das Wochenende vermiesen, ein Nein zum Wochenstart den Wochenbeginn. Oder die gesamte Woche.

Reagieren Sie allerdings zeitnah. Spätestens zwei Wochen nach Eingang sollten Bewerbende wieder etwas von Ihnen hören. Mindestens mit einem Zwischenbescheid.

Es geht um mehr als nur um eine Absage

Das Wie ist wichtiger als das Was. Die Enttäuschung macht auch der beste Texte nicht zunichte. Ein empathischer, freundlicher und wertschätzender Ton federt ab und macht das Geschriebene persönlicher.

Weil es im Bewerbungsprozess auch um das Unternehmen geht, zählt die Außendarstellung. Über Bewerbungsprozesse wird auf Portalen und im Freundeskreis berichtet. Wer hier als Firma mit einem strukturierten Prozess überzeugt, wird nicht an den Pranger gestellt.

Checkliste Bewerbungs-Absage formulieren

✔ Formalität, aber keine Banalität: Reden Sie mit richtigem Namen an.

Keine Wertung.

✔ Formulieren Sie AGG-konform und lassen Sie das Schreiben von der Rechtsabteilung prüfen.

Schreiben Sie verständlich, verzichten Sie auf Floskeln. 

✔ Kein Amtsdeutsch.

Takten Sie den Prozess ein: Wann kommt die Eingangsbestätigung, wann der Zwischenbescheid, wann die Absage?

Auf den Punkt gebracht

Bewerbungs-Anschreiben

Generell gilt: Formulieren Sie höflich und wertschätzend, keinesfalls im Amtsstil oder von oben herab. Versetzen Sie sich in die Rolle der Bewerbenden hinein: Wie wirken die Zeilen bei einem Perspektivwechsel? Mehr zu verständlichen und empathischen Texten erfahren Sie im Texterseminar.

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Aus dem Texterseminar: 6 Methoden für Ihren Text

Texten ist kein Hexenwerk, sondern Handwerk. Und erlernbar. Jede(r) kann es. Auch wir haben uns gefragt: Wie ist Texter-Wissen vermittelbar? In 2 Tagen? Damit unabhängig von der Vorkenntnis nach dem Texterseminar klare, präzise und verständliche Texte entstehen. Die Antwort: Eine Methodik, welche die typischen Anforderungen an Texter beachtet. In einem praktischen Baukasten-System.

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