Ihr Kreativtipp: Arbeits-Alltag organisieren und Störfaktoren ausblenden

Trennen Sie Wichtiges von Unwichtigem. Sortieren Sie: Was kann sofort delegiert – was mit einem Wimpernschlag selbst erledigt werden? Was benötigt mehr Zeit, ist an Fristen gebunden oder in den Prozess mit externen Dienstleistern eingebunden? Wenn sich unzählige Dokumente auf dem Schreibtisch stapeln, trennen Sie nach Schema: Per Nummerierung oder farblichen Post-its.

Eine weitere Möglichkeit: Die Organisation der Aufgaben per Mind-Mapping. Die Mind-Map hilft Ihnen nicht nur bei der Ideen-Findung oder als Protokoll für Besprechungen, sondern eignet sich hervorragend als to-do-Liste.

Schreiben Sie genau auf, was wann erledigt werden muss, wie lange Sie dafür ungefähr benötigen und was Sie dafür brauchen. Ihre to-do-Liste ist nicht mehr nur eine Auflistung von Stichpunkten, sondern viel mehr ein Netzwerk: Sie können Ihre Aufgaben und Ziele nach Ihren Prioritäten und Hierarchien ordnen und zueinander in Beziehung setzen. Dies verschafft einen schnellen Überblick. Und bietet auch ein kleines Erfolgs-Geheimnis: Jede fertige Aufgabe wird abgehakt. Und bringt am Ende des Tages auch ein Ergebnis: Wie erfolgreich waren die vergangenen Stunden?

Nun bringt jedoch die beste Organisationshilfe nichts, wenn Störfaktoren den Arbeitsfluss be- oder verhindern. Jedoch ist die Stör-Anfälligkeit sehr individuell. Einige sind schon genervt, wenn am Nachbartisch fleißig in die Tasten gehauen wird, andere scheint der lauteste Bürotrubel wenig anzuhaben. Für sich selbst müssen Sie entscheiden: Was nervt wirklich und reißt Sie immer wieder aus der Konzentration? Halten Sie diese Störer fest und beseitigen Sie diese, wenn möglich.

Einige Störfaktoren haben wir jedoch auch selbst zu verantworten: Zum Beispiel der minütliche Griff zum Smartphone. Nicht auf lautlos gestellt, vibriert das Handy gefühlt im Minuten-Takt, da zumeist belanglose Nachrichten eintrudeln. Widerstehen Sie dem Drang alle 5 Minuten auf Ihr Handy zu schauen. Legen Sie stattdessen Zeiten fest, wann Sie Nachrichten prüfen: in der ersten Kaffeepause, mittags, nachmittags.

Gestört fühlen sich auch viele, wenn auf dem Bildschirm Fenster aufspringen. Die meisten davon lassen sich deaktivieren. Zum Beispiel Outlook-Pop-ups, die über eingehende Nachrichten informieren.

Etablieren Sie feste Zeiten für die Lektüre und Beantwortung von E-Mails. Sofern es möglich ist und Sie nicht an Antwortzeiten innerhalb weniger Minuten gebunden sind. Denn auch der Blick in das eigene Postfach lenkt von den eigentlichen Aufgaben ab.

... muntern zwar auf und sind Verbündete im Kampf gegen die Aufgaben-Flut. Dennoch tragen auch sie Stör-Potential mit sich. Wer kennt das nicht: Man brütet tief versunken über einem Projekt, scheint der Lösung sehr nahe und plötzlich platzt der Kollege mit wichtigen Neuigkeiten in das Büro: „Das Meerschweinchen meiner Oma hat heute Namenstag!“ Die Konzentration weicht dem Groll über den Störenfried und die Lösung des Problems rückt in weite Ferne. Deshalb: Stellen Sie Regeln auf! Geschlossene Bürotür: Sie sind mitten im Arbeitsprozess und möchten nicht gestört werden. Offene Bürotür: Besuch ist gerne gesehen.

Ehe zum Rundumschlag ausgeholt wird und ehe ein Kragen platzt, sollte sich die gestört fühlende Person möglichst genau immer wiederkehrende Stör-Muster aufzeichnen. Und den Kern der Sache bestimmen. Es nervt, wenn im Großraum-Büro Meetings im kleinen Kreis abgehalten werden und Unbeteiligte den Geräuschpegel via Stimmen-Wirrwarr aushalten müssen? Es stört, wenn sich Kollegen kreuz und quer über die Schreibtische unterhalten und sich über das letzte Wochenende erkundigen? Es lenkt ab, wenn der Tischnachbar lange und laute Telefonate führt? Zeigen Sie nicht nur Mängel auf, sondern auch Lösungen: Meetings nur in den dafür vorgesehenen Räumen, lange Telefongespräche in den Telefonboxen und private Gespräche: in der Teeküche.

Haben Sie Ihren Arbeitsalltag gut strukturiert, organisiert und Störfaktoren ausgeschaltet, liegt es nun an Ihnen die Vorsätze auch umzusetzen und dazu gehört wie im Neujahr auch: Disziplin. Halten Sie sich an die Vorgaben, die Sie sich gesetzt haben. Beginnen Sie mit leicht und schnell zu erledigenden Aufgaben und bringen Sie sich selbst in einen guten Schwung, der Sie gut durch die aufwendigeren Projekte treibt.

Wie Sie mit Techniken und Methoden nicht nur Ihren Arbeits-Alltag perfektionieren, sondern auf auf Ideen-Jagd gehen, lernen Sie im Seminar Kreativitätstechniken.