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Das gehört in einen Textleitfaden

Damit Texte auch von vielen Autoren möglichst „aus einem Guss sind“, benötigt es einheitliche Vorgaben: Der Stil soll abteilungsübergreifend erkennbar sein. Zweites Ziel: Dass eben nicht viele Texter den Text verderben, sondern Empfänger eine einheitliche „Handschrift“ erkennen. Was unbedingt in einen Textleitfaden hineingehört, zeigt Ihr Texertipp.

Wozu ein Textleitfaden?

Vielseitige Abhandlung oder schnelles Nachschlage-Werk? Ein Textleitfaden soll die tägliche Text-Arbeit erleichtern. Und Unsicherheiten aller am Textprozess beteiligten Personen ausräumen. Wichtig ist, kein literarisches Werk zu schaffen, sondern eine praxistaugliche Anleitung. Ein Textleitfaden muss eine Hilfestellung sein, aber kein konzeptionelles Korsett. Deshalb muss dieser auch als unterstützendes Element fungieren. Das gelingt, wenn innerhalb des Textleitfadens Checklisten und Übersichten angeboten und so auch schnelle Zugriffe auf den Inhalt ermöglicht werden.

Ein Textleitfaden ist eine unternehmensinterne Vorgabe, wie Texte zu gestalten und zu schreiben sind. Dieser hat folgende Ziele: 

  • Durchgängigkeit: Texte aus einem Unternehmen sollen in Erscheinung und Stil ein einheitliches Erscheinungsbild abgeben.
  • Mehr Output: Die Text-Erstellung soll sich in Quantität und Qualität erhöhen.
  • Hilfestellung: Text-unerfahrene erhalten Sicherheit.
  • Verständlichkeit: Texte aus einem Unternehmen glänzen in und mit klaren Aussagen.
  • Service: Die Angeschriebenen verstehen und werden durchgängig in einer Tonalität angesprochen.

Wichtig für den Erfolg

Ein Textleitfaden ist nur so gut, wie ernsthaft dieser betrieben wird. Dient er rein als Sammelsurium gesammelter Empfehlungen oder verstaubt im Intranet, ändern sich weder Texte, noch das Schreibverhalten. Ein Textleitfaden muss eine hohe Bedeutung erfahren. Das funktioniert dann, wenn:

  • Intern viele Ebenen hinter einem Textleitfaden stehen.
  • Der Impuls zu einem Textleitfaden von gewichtiger Ebene kommt.
  • Es intern ein Team zur „Qualitätssicherung Text“ gibt, das die Texte regelmäßig bewertet.
  • Aller am Textprozess beteiligten Personen benötigen fundiertes Feedback (und Lob).
  • Eine Schnittstelle gibt Hilfestellung bei Fragen. Und nimmt Anregungen auf (zum Beispiel das Team „Qualitätssicherung Text“).
  • Regelmäßige interne oder / und externe Schulungen.

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In einen Textleitfaden gehören

A) Die Einleitung

Damit aller am Schreibprozess beteiligten Personen eine Vorstellung haben, wie das Unternehmen schreibt, muss zu Beginn die gewünschte Tonalität der Texte definiert werden. Als Ausgangspunkt dienen unternehmenseigene Werte und Vorstellungen. Nicht immer hat das sofort Auswirkungen auf den Text: So beeinflussen die Werte auch die Haptik und das Erscheinungsbild: 

Aus verantwortungsvollem, ökologischem Handeln lässt sich ableiten: Verzicht auf Papier. Statt einem Brief wird eine E-Mail verfasst, die Ressourcen schont.

Direkte Ausprägungen für den Text stammen beispielsweise aus dem Markenkern. Steckt dort "Empathie" drin, muss überlegt werden, wie dieser Begriff in den Text transportiert wird. Ein Ansatz wäre: Mitgefühl über die Sprache zu zeigen mit Aussagen wie "gerne" oder "leider".

B) Der Werkzeugkasten

Hier steht, was einen modernen Schreibstil ausmacht. Und auf welche Parameter das Untenehmen ganz besonders achten möchte. Meist entstammt dieses Kapitel der Verständlichkeitsforschung. Es zeigt, was präzise Texte ausmacht.

Ein Textleitfaden ist nur dann erfolgreich, wenn er sich der Praxis annähert. Theoretische Abhandlungen haben nur kurz Bestand. Mitarbeiter*innen werden für einen Textleitfaden begeistert, wenn sie den Mehrwert erkennen. Und das kommt über Formulierungs-Hilfen, Checklisten und klaren Abläufen.

C) Leitfaden bei schwierigen Texten

Kein Textleitfaden ist wie der andere. Jedes Unternehmen hat Herausforderungen. Deshalb ist es wichtig, die Herausforderungen und Schwierigkeiten der Abteilungen und Teams zu erfragen. Mehrfachnennungen müssen aufgenommen werden und aus schwierigen Prozessen klare Abhandlungen gemacht werden.

Ziel ist, den Mitarbeiter*innen Druck zu nehmen. Und Sicherheit zu vermitteln. Künftig haben sie einen klaren Fahrplan, wie sie zum Beispiel Entschuldigungsschreiben oder negative Botschaften meistern.

D) Stilregeln

Weil der Textleitfaden das Wort zum Thema hat, rundet eine Übersicht zu den Stilregeln das Werk ab. Hier kommen unter:

  • DIN-Normen (zum Beispiel bei der Briefgestaltung)
  • Vorgaben zu Briefanrede und Grußformel
  • Allgemeine Schreibkonventionen

Kurzum – auf den Punkt gebracht

Diese Übersicht ist allgemeingültig und Inhalt der meisten Textleitfäden. Natürlich setzt jedes Unternehmen selbst Schwerpunkte, ergänzt und erweitert den Inhalt nach eigenen Bedürfnissen. Entscheidend darin ist, ein praktikables Handbuch zu schaffen.

Noch viel wichtiger: Aus dieser Übersicht wenige Checklisten bzw. Anleitungen in kurzer, schneller Form zu generieren, um Übersichten für die tägliche Textarbeit zu bieten.

Was Sie im Schreibprozess unbedingt beachten müssen und wie Sie mit Methode starke Texte verfassen, lernen Sie im Texterseminar.

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